El concepto es sencillo: un sistema para hacer un seguimiento de todos los sistemas de hardware y software de su organización, incluyendo ordenadores, routers, periféricos, cables y más. Un sistema completo también abordaría todos los activos de la red, los activos digitales, las licencias de software y los dispositivos móviles vinculados a su red. Una vez que tenga estos datos completos, podrá implementar fácilmente un conjunto de mejores prácticas que incorporen todos los activos utilizados dentro de la organización.

Invertir tiempo y energía para estandarizar la gestión de activos mejora la eficiencia y la productividad, capacita a los empleados y ayuda a garantizar que su organización esté equipada para ofrecer una experiencia diferenciada al cliente, que cumpla o supere las expectativas.

Además, la estandarización de la gestión de activos ayuda a que los activos de su empresa dejen de ser un conjunto de tareas aisladas y no gestionadas para convertirse en un componente eficaz e integrado de las operaciones empresariales. Esta integración reduce la fricción y mejora la ejecución de su equipo de todos los objetivos que contribuyen a una gran experiencia del cliente.

¿Cuáles son las ventajas de normalizar la gestión de activos?

Así es como las mejoras del flujo de trabajo interno -en forma de gestión estandarizada de activos- se traducen en una mejor experiencia para el cliente.

1. La información actualizada de los activos de TI garantiza una rápida resolución de los problemas

Si su organización tiene un sistema de información estructurado con información precisa y totalmente actualizada sobre el hardware y el software, es mucho más fácil y eficiente gestionar los tickets de los empleados. Una única fuente de verdad para sus activos reduce los cuellos de botella internos para agilizar los tiempos de resolución de problemas, lo que permite a los empleados volver rápidamente a sus responsabilidades principales.

Del mismo modo, incluir la gestión de los contratos de hardware y los activos digitales (como las licencias de software) en su sistema ayuda a garantizar que los equipos y las aplicaciones de software más importantes siempre cumplen con la normativa, están en garantía y se encuentran en la mejor forma para ayudarle a prestar servicio a los clientes.

El seguimiento activo de las licencias también garantiza que las herramientas de software que utiliza para enviar las solicitudes de los clientes o para extraer datos de diferentes fuentes siempre funcionan, y no hay riesgo de que estas herramientas causen problemas operativos debido a cuestiones de cumplimiento. Esto da confianza a los representantes de los clientes, ya que están preparados para gestionar los problemas de los clientes.

2. Los activos bien mantenidos significan menos tiempo de inactividad, datos más seguros

Para ofrecer un gran servicio al cliente, es imprescindible asegurarse de que sus dispositivos de hardware están en condiciones óptimas. Los dispositivos que corren un alto riesgo de infección por malware, un mal funcionamiento de los componentes o una falta de comunicación en la red pueden obstruir las operaciones y acabar afectando a los clientes. Además, si se produce un incidente de este tipo, se arriesga a perder datos críticos.

La aplicación de estrategias de gestión del ciclo de vida de los activos de hardware le ayuda a mantener los protocolos de mantenimiento y revisión de los dispositivos. Un sistema completo incluiría la programación del mantenimiento de los activos de hardware cruciales de acuerdo con las directrices y las mejores prácticas establecidas por su equipo de TI.

Como sus activos de hardware son inversiones importantes en TI, su equipo de TI también puede proporcionarle manuales de mantenimiento, listas de comprobación y directrices para el mantenimiento de los activos, todo lo cual puede estar centralizado para facilitar el acceso. El mantenimiento periódico de sus activos de hardware aumentará su vida útil y eliminará el riesgo de que se produzcan tiempos de inactividad imprevistos que puedan interrumpir el servicio al cliente o provocar la pérdida de datos importantes de éste.

3. Los procesos estandarizados aumentan la eficiencia

Si su organización no crea procedimientos para sus procesos de TI, es probable que sus empleados pasen mucho tiempo averiguando los procesos por sí mismos. Esto no sólo conduce a errores, sino que también los mantiene atados a los problemas de TI y distraídos de sus responsabilidades principales.

Para evitarlo, utilice un sistema eficaz que incluya procesos estándar para la gestión de activos de TI, la gestión de la seguridad de los puntos finales, la gestión de la configuración y la gestión de incidentes. Al ofrecer procedimientos estándar, capacitará a sus empleados para que se ayuden a sí mismos -con un bajo impacto- en lugar de esperar a que un representante de TI les ayude. Los procesos estandarizados también ayudan a reducir la pérdida y el robo de activos, disminuyendo los costes a largo plazo.

4. La gestión estandarizada de los activos permite obtener información práctica

El seguimiento de los datos de uso de los activos de software y hardware para el cumplimiento de la normativa tiene una ventaja añadida: constituye la base de los conocimientos procesables. Esto incluye (pero no se limita a) entender qué dispositivos y herramientas de software permiten el mejor rendimiento y servicio al cliente, qué proveedores son más fiables y qué activos comprar para que tengan una vida útil más larga.

El seguimiento de los datos de los activos también le permite prepararse para los presupuestos y las próximas adquisiciones, de modo que siempre podrá saber cuándo se necesitará un nuevo dispositivo o software: no tendrá que interrumpir las operaciones ni esperar por uno nuevo.

5. La gestión de activos le mantiene a usted y a sus clientes seguros

El seguimiento preciso de sus activos de software le ayuda a garantizar que sigue los procedimientos de cumplimiento y a reducir el riesgo de auditorías externas y ciberataques. La interrupción causada por una auditoría o un ciberataque puede ralentizar sus procesos de atención al cliente y, en el peor de los casos, poner en peligro la información de identificación personal de sus clientes.

Un ataque de ransomware es un ejemplo de un resultado extremadamente negativo que puede evitarse mediante una gestión estandarizada de los activos. Estos ataques pueden ser devastadores, tanto en coste como en reputación de la marca. La gestión proactiva de los activos es un componente fundamental de una estrategia exitosa para reducir el riesgo de filtración de datos que puede resultar en la pérdida de información confidencial de los clientes.

Mantener información detallada y precisa sobre sus activos minimiza los riesgos, ahorra tiempo y mejora la eficiencia. La fluidez de los flujos de trabajo internos se traduce en una gran experiencia para sus clientes: lo que ocurre dentro de una organización también importa en el exterior.