Optimizar el negocio de la seguridad y la vigilancia con la tecnología

as empresas de instalación y reparación de seguridad y vigilancia pueden abarcar una amplia gama de servicios que requieren un elevado mantenimiento y tienen sus propios retos de gestión. El problema fundamental de las empresas de seguridad es gestionar operaciones completas con recursos limitados y herramientas de bajo coste.

El negocio de la instalación de seguridad y vigilancia es muy sensible ya que las reservas llegan durante las emergencias. Mantener la satisfacción de los clientes industriales, comerciales y residenciales no es fácil, por lo que ya es hora de optimizar las operaciones con mayor rapidez. La automatización y el Internet de las cosas (IoT) son la clave del éxito de la gestión moderna de los servicios de campo, que las empresas de seguridad y vigilancia adoptan hoy en día.

Desafíos en el negocio de los servicios de seguridad y vigilancia

Tanto si se trata de la reparación de un circuito cerrado de televisión como de la instalación de seguridad biométrica, los flujos de trabajo y los procesos son esenciales para que una empresa siga avanzando. Los procesos manuales hacen lo mismo que los automatizados, pero con sus propias limitaciones. Por lo general, llevan tiempo, consumen más esfuerzo manual, pueden producirse errores y se complican a medida que la empresa crece.

Los empresarios pueden subestimar el impacto negativo de los procesos manuales en los resultados de su negocio. Conozcamos las desventajas de gestionar manualmente las operaciones de una empresa de seguridad y vigilancia.

Programar y enviar a los técnicos de servicio con diferentes funciones, conjuntos de habilidades y certificaciones utilizando herramientas manuales y hojas de cálculo es difícil. Además, consume mucho tiempo y requiere más esfuerzos manuales para un gestor de servicios de campo. Mantener el control de las citas, que cambian constantemente, y hacer coincidir el técnico de servicio adecuado con el trabajo correcto es a menudo una carga para los despachadores.

El proceso de programación se complica aún más cuando no conocen la ubicación en tiempo real del técnico. Una programación incorrecta provoca problemas de productividad, lo que repercute negativamente en su negocio y provoca la insatisfacción de los clientes.

Además, a veces, un técnico de servicio no puede ver qué trabajo realizará ese día. El equipo de back office debe ponerse en contacto con los técnicos para comprobar cuándo estarán disponibles para un trabajo. Un técnico también puede tener problemas para contactar con alguien del equipo de back office. ¿La causa de todos estos problemas? La falta de comunicación centralizada en tiempo real.

Los técnicos deben seguir varios canales de comunicación para obtener la información necesaria sobre los trabajos, las tareas y las asignaciones. El riesgo de incoherencias entre estos canales puede resultar problemático si se producen cambios en la programación o se actualizan los datos del cliente. Si los técnicos tienen acceso a sus tareas programadas y se les notifica cuando se producen cambios en la programación, pueden minimizar la repetición de visitas o un mayor porcentaje de retrabajo.

La mayoría de las empresas de seguridad y vigilancia dependen del papel, incluso en la era digital actual. Es justo con lo que se sienten cómodos. Pero a medida que aumenta la complejidad de los servicios, la dependencia del papel ya no es una buena opción. Y el 33% de las empresas de servicios de campo coinciden en que la complejidad de los servicios está aumentando.

Sin una integración adecuada de los sistemas, los técnicos tendrán que recopilar los datos manualmente y luego serán responsables de introducirlos en su sistema -o quizás en varios sistemas- una vez que regresen a la oficina. El riesgo de pérdida de datos debido a un error humano es considerable cuando se depende de la recopilación y actualización manual de la información.

El seguimiento de los pagos mediante hojas de cálculo o papel y lápiz es inherentemente propenso a errores. Es demasiado fácil que no se haga una actualización o que se produzca un error tipográfico. Confiar en métodos de contabilidad poco fiables como éstos es una receta para el desastre. Los errores en la facturación pueden irse rápidamente de las manos, causando un daño real al flujo de caja y a su capacidad para llevar a cabo el negocio.

Por qué los proveedores de servicios de seguridad y vigilancia necesitan el software FSM

A medida que los delitos se vuelven más sofisticados, la seguridad y la vigilancia son cada vez más vitales. Los proveedores de servicios de seguridad y vigilancia de hoy en día necesitan las herramientas adecuadas para ir un paso por delante, y ahí es donde entra en juego el software de gestión de servicios de campo.

El software de gestión de servicios de campo ayuda a los proveedores de servicios de seguridad y vigilancia a seguir y gestionar las operaciones de campo. Proporciona visibilidad en tiempo real de la actividad sobre el terreno, permitiendo a los proveedores de servicios ver dónde están sus técnicos y qué están haciendo en todo momento. También ayuda a los proveedores de servicios a enviar a los trabajadores al lugar exacto y a realizar un seguimiento de la productividad.

Qué buscar en un software de gestión de servicios de seguridad y vigilancia

1. Gestionar proyectos complejos y garantizar el cumplimiento de la seguridad

Los negocios de seguridad y vigilancia son delicados. Una ejecución incorrecta de las órdenes de trabajo puede provocar retrasos y perjudicar la seguridad de los clientes. Sin las herramientas adecuadas, la gestión de las órdenes de trabajo puede resultar difícil de aplicar con éxito. Un software de servicio de campo bien diseñado ofrece actualizaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de los técnicos, los cambios realizados en las órdenes de trabajo abiertas y la capacidad de crear órdenes de trabajo y convertir las reservas existentes en trabajos. Además, los técnicos pueden ser programados y enviados dentro del paquete de software de servicio de campo.

Las empresas también se benefician de la posibilidad de hacer un seguimiento tanto del técnico como del inventario. El empleo de un paquete de software de servicio de campo moderno proporciona una mayor visibilidad sobre el estado de los trabajos en tiempo real, así como una visión de la productividad de sus técnicos. Se revela una imagen en tiempo real de sus técnicos en la que puede revisar el inventario y actualizar los trabajos. Un software de gestión de servicios de campo como Zuper agiliza los procesos complejos y garantiza que toda la información necesaria sea precisa y eficiente.

2. Mejora de la experiencia del cliente con la integración del CRM

Los servicios de seguridad y vigilancia deben estar orientados al cliente y trabajar para aumentar su satisfacción. Cuando los clientes no saben dónde está un técnico y cuándo deben esperarlo, se ponen nerviosos. Los clientes ansiosos llaman a sus equipos de soporte; es desagradable para el cliente, y grava sus recursos. Pero con el software de Zuper, las horas de llegada y las actualizaciones de estado pueden ser enviadas al cliente a través de mensajes SMS o correo electrónico, lo que ayuda a reducir los niveles de ansiedad, minimizar las llamadas a los equipos de apoyo, y conducir a una mejor experiencia del cliente en general.

Las empresas dedicadas a la seguridad y la vigilancia se enfrentan a más retos en la gestión de clientes que otras empresas. Al integrar el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) con el software de servicio de campo, como el de Zuper, podrá organizar los problemas de los clientes (tickets) y acelerar el tiempo de resolución. Los clientes adoran las respuestas oportunas a las preguntas y consultas - ser capaz de resolverlas rápidamente es importante para una alta satisfacción del cliente.

3. Capacitar a los técnicos de campo in situ

Para garantizar un servicio al cliente sin problemas, un técnico de servicio de campo debe llegar a la ubicación del cliente con toda la información necesaria para completar un trabajo con éxito en la primera visita. Confiar en las órdenes de trabajo en papel es una buena manera de garantizar que esto no ocurra. Los métodos basados en el papel son ineficaces y la información se pierde fácilmente. Con el papel, los técnicos pueden confundir fácilmente una orden de trabajo con otra, pero al pasar a un medio digital, los detalles del trabajo son mucho más fáciles de gestionar y se minimiza la posibilidad de errores.

Un sistema de servicio de campo ayuda a sus técnicos, e incluso a sus clientes, a hacer un seguimiento de los detalles de servicio asociados a un trabajo. El nombre del cliente, el técnico asignado, los costes de los materiales utilizados, la firma del cliente... todo ello puede seguirse digitalmente. También se pueden incluir archivos adjuntos, como imágenes de la propiedad. Los técnicos de campo y los clientes pueden disponer de registros del trabajo realizado, y la firma del cliente garantiza que el trabajo se ha completado con un nivel aceptable. En lugar de un papeleo que puede perderse fácilmente, las tarjetas de trabajo digitalizadas ofrecen transparencia de información a los clientes desde el principio hasta el final: es una forma estupenda de causar una buena impresión.

Con el software de gestión de servicios de campo basado en la nube, las asignaciones de trabajo se sincronizarán con la aplicación móvil del técnico, eliminando la necesidad de preocuparse por los detalles del trabajo. Los técnicos reciben "tarjetas de trabajo" electrónicas que incluyen la ubicación del cliente y los detalles pertinentes. Se puede acceder fácilmente a la información en la aplicación móvil, incluida la información del cliente, las notas de acceso al sitio, la información de contacto y el historial de servicio, y todo está disponible en segundos.

4. Eficiencia de las operaciones sobre el terreno en cifras

Con un módulo de informes en el software de servicio de campo, puede tomar decisiones empresariales informadas basadas en métricas clave sobre las operaciones de servicio de su empresa. El módulo de informes ofrece respuestas a muchas preguntas como

  • ¿Qué equipo técnico tiene un buen rendimiento?
  • ¿Qué servicios son más rentables?

El software de servicio de campo centraliza toda la información que necesita su empresa y se la proporciona en forma de informes. El módulo de informes ayuda a seguir el rendimiento de su equipo de servicio de campo, o de cualquier otro equipo. Dado que el software rastrea todos los datos necesarios, ayuda a su empresa a generar informes para obtener información sobre sus operaciones comerciales, lo que le permite tomar decisiones basadas en datos.

Zuper ofrece una serie de informes personalizables que pueden ser exportados en cualquier formato que necesites de acuerdo a los requerimientos de tu negocio, ayudándote a entender dónde está fallando tu negocio, y dónde lo estás haciendo bien.

Un módulo de análisis en el software de servicios de campo le ayudará a identificar los obstáculos para el progreso de su negocio, así como las formas de mejorar su negocio en un área específica. Proporciona una visión clara de dónde se puede aumentar la rentabilidad mediante la mejora de la eficiencia. Las empresas de instalación de sistemas de seguridad pueden comprender mejor el rendimiento de sus operaciones de servicio y si están cumpliendo sus objetivos operativos. Los datos pueden ser analizados en detalle para identificar las banderas rojas utilizando el análisis predictivo. Al analizar el rendimiento anterior para ver dónde hay que mejorar, una organización puede evitar futuros fallos y garantizar una asignación óptima de los recursos.

5. Mejorar la colaboración entre todos los equipos

El uso de una aplicación móvil sobre el terreno mejorará considerablemente la comunicación. A menudo, varios equipos participan en la realización de un trabajo, por lo que es importante una comunicación clara entre ellos. Los equipos de servicio de campo y los equipos de back-office viven en mundos diferentes y las llamadas telefónicas y los mensajes de texto no pueden hacer mucho para salvar esa distancia. ¿Pero tener una ubicación central donde los diferentes equipos puedan colaborar entre sí? Eso los acerca aún más, aunque sea digitalmente.

La transparencia entre los equipos es importante para que colaboren con éxito. Ofrecer a los técnicos de campo una forma de ponerse en contacto con los gestores para recibir asistencia a distancia y asegurarse de que el personal de la oficina administrativa tiene información actualizada sobre quién está ya enviado o ha sido reasignado es parte de la tarea de facilitar el trabajo de todos y de mejorar la experiencia de servicio al cliente.

El equipo de back office puede rastrear la ubicación exacta de los técnicos de servicio de campo utilizando una aplicación móvil con GPS. Con la ayuda de un moderno software de gestión de servicios de campo como Zuper, puede eliminar las discrepancias y aumentar la productividad de su equipo de servicios de campo.

Eliminar la necesidad de viajar a una oficina central antes de fichar por el día no sólo ahorra dinero en gasolina y desgaste de los vehículos de la empresa, sino que libera tiempo en la jornada de un técnico que le permite realizar otras tareas y aumentar la productividad. No tener que empezar el día en la oficina es realmente importante para los técnicos de servicio de hoy en día, especialmente los técnicos de seguridad y vigilancia.

La mayoría de los trabajos de seguridad y vigilancia ya son una emergencia cuando llegan, por lo que la capacidad de enviar directamente a un sitio de trabajo es increíblemente valiosa. Al pasar a una aplicación móvil, capturar la información de la hoja de horas se convierte en algo trivial y puede hacerlo cualquier técnico de servicio sobre el terreno, todo ello desde la comodidad de su teléfono o dispositivo móvil.

El software de servicio de campo basado en la nube, como Zuper, ayuda a su negocio de seguridad y vigilancia a transformar sus operaciones y a integrarse con una variedad de programas. No todo el software de servicio de campo puede presumir de integración con su software existente. El software de servicio de campo como Zuper, sin embargo, está diseñado con la integración en mente y ya cubre muchos tipos de productos existentes como CRM, ERP y contabilidad. Con la integración de Zuper, cualquier departamento puede acceder fácilmente a los datos e importarlos según sea necesario.

Por ejemplo, el software de gestión de recursos humanos puede sincronizarse con el software de servicios de campo para importar los datos de las hojas de tiempo de los técnicos de servicios de campo y convertirlos en nóminas. Gracias a la integración, se puede evitar por completo la doble introducción de datos y los errores asociados. Independientemente del software que utilice su empresa, la integración facilita la colaboración entre los distintos departamentos.

Conclusión

A medida que el negocio de los sistemas de seguridad y vigilancia avanza a gran velocidad, también lo hace la necesidad de automatizar los procesos que requieren mucho tiempo y trabajo. Las operaciones comerciales se han vuelto cada vez más complejas, y la gestión automatizada del servicio de campo está aquí para ayudar a satisfacer las demandas de las empresas de hoy en día y mantener la satisfacción del cliente. Obtenga más información sobre cómo la gestión de servicios de campo ha transformado el negocio de la seguridad y la vigilancia aquí.

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